スタッフの動きも書いたイベント進行表を作ると、スムーズに進んでいくと再認識！

2016/10/17

今日はこれから兵庫県庁へ。環境審議会の総合部会があり、委員として参加してきます。今日の議題は「環境基本計画の点検・評価について」です。

こんにちは。兵庫県北部・豊岡市で宿の集客アドバイザー時々観光ガイドの今井ひろこです。当ブログへお越し頂きありがとうございます。昨日のビーチクリーンの報告は、関係各所に提出した後に、こちらのブログでも報告しますね。

ジオパークの全国大会に続いて、昨日もコーディネーターをさせて頂いたのですが、やっぱり私は進行役やコーディネーター、ファシリテーターのようなことが好きなんだなぁと改めて思いました。

タイムスケジュールをきちんと組んで、それに従ってスムーズに進み、早く終わる分には皆さんに喜んで頂けます。また、多少、困ったことがあったとしても、対応を間違えさえしなければ、ほぼイベント終了時間くらいに追われるようになりました。

「今井さんはどうして時間キッチリに終われるんですか？」

ってよく聞かれますが、それは事前に詳細な進行表を作る時に、スタッフの動きを三次元的に俯瞰しながら組み合わせるクセができているからです。

そのクセが付いたのは、毎週末、香住にダイビングのインストラクターのお仕事に来ていた12年前に遡ります。少ないスタッフで何人ものスクール受講生やファンダイビング（ライセンスを持っている人）へのダイビングを回していかないといけない。だけど、その頃の主人は何て言っていたかというと、「なんだかんだ言っても、12時間後には終わってるから〜！」でした。

お客様が多かったり、遅刻してきたお客様が出てくるとぐだぐだになります。その結果、お客様が二度と来ない、ダラダラしすぎ、待たされるのがかなわん！という苦情が多くなりました。店主より、スタッフが一番しんどいんですよね。私の場合、週末はダイビングイントラ、平日は化学会社の研究員をしていたので、当然、休む時間も必要です。それがダラダラしていることで奪われたら、結果、どこに返ってくるかというと、自分の健康、心です。

それを経験して考え出したのが、毎週末のダイビングの「スタッフ進行表」を作ることでした。お客様に対してスタッフの誰が付き、休憩時間の間に誰が別の仕事を対応するか、など、細かく「書く」作業をしていきました。時間が狂ってきたら修正すれば良いし、修正した内容のほうがよければ次回からはその改正したものを使えば良い。ですが当時、主人は最初の頃、「そんなの作っても予定は狂うものだから」と、見もしませんしたけどね。（笑）

そうバッサリ切られても毎回きちんと作っていきました。そういうクセがついているから、イベントの進行計画を私が作ったら、例えば先のジオパーク全国大会の分科会進行や今回のビーチクリーンでも、たった2時間程度でスタッフ進行表を作り上げてしまいます。人の動きを三次元的に俯瞰して計画を立てるクセが付いたんです！

スタッフ進行表を作る効果は、視覚的に他の方へきちんと伝える効果だけでなく、書きながら頭の中でシミュレーションできるから、現場でも誰がどこにいる、と三次元的に俯瞰できてしまうことなんです。「この人、今なにやってたっけ？」ということが無いんです。もちろんその時に必要な準備をすべて記入しておくと、忘れ物がありません。

計画通りイベントが進まないと悩む方は、ぜひ日頃の仕事からこういう進行表を書いていく癖をつけてみて下さい。

「知る」→「わかる」→「できる」→「習慣化」です！

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宿専門・集客アドバイザー
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この記事を書いた人
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今井ひろこ

1968年生まれ。大阪府出身。住友精化(株)研究所に17年勤務。在職中に但馬の環境教育を支援するＮＰＯを設立。自然豊かな暮らしに憧れ、日本海に面する兵庫県最北の町・香美町へ移住。2010年より観光まちづくりに関わり、地域資源を活かしきれていない事業者に出会う。2014年9月にコムサポートオフィスを設立。年30回の講演や110回のコンサルティングを実施。事業者のやる気を引き出し、売上につなげるアドバイスをしている。